Vragen bij inkoop van toegankelijke websites en apps

Bij de aanschaf van nieuwe software, een mooie frisse website of een lekker praktische app is het belangrijk om meteen al rekening te houden met digitale toegankelijkheid. Je wilt namelijk dat iedereen er goed gebruik van kan maken!

Een goed begin is het halve werk

Bij aanvang van je project stel je een Programma van Eisen (PvE), offerteaanvraag of aanbestedingsdocument op. Hierin benoem je alle functies en voorwaarden en kwaliteitseisen die het product bij oplevering moet hebben.

Voor (semi-)overheden hoort digitale toegankelijkheid standaard bij die eisen. Ook voor andere organisaties wordt dit steeds belangrijker, bijvoorbeeld door wetgeving, klantverwachtingen en de wens om niemand uit te sluiten.

Toch blijft toegankelijkheid in de praktijk vaak een stille eis. Er staat dan wel iets over WCAG, EN 301 549 of toegankelijkheid in het document, maar er zijn geen duidelijke afspraken over ontwerp, bouw, testen, bewijs en herstel. Dan is het lastig om bij oplevering te beoordelen of je krijgt wat je hebt gevraagd.

Bespreek toegankelijkheid daarom al grondig tijdens de selectie van je leverancier.

De juiste vragen stellen

Belangrijk is om vooraf de juiste vragen te stellen tijdens de selectie van je leverancier! Het antwoord op die vragen gaat je veel inzicht geven in deskundigheid van de leverancier op het gebied van digitale toegankelijkheid.

Vraag niet alleen of een leverancier "rekening houdt met toegankelijkheid". Vraag hoe, wanneer, door wie en met welk bewijs. Goede antwoorden zijn concreet, controleerbaar en passen bij de planning van het project.

Onderbouwing en bewijs

• Met welke toegankelijkheidsnormen en wetgeving is de leverancier bekend?
• Welke norm of richtlijn wordt gebruikt als uitgangspunt voor dit project?
• Kan de leverancier uitleggen hoe het product aan die eisen gaat voldoen?
• Zijn er voorbeelden van eerder opgeleverde projecten die aantoonbaar toegankelijk zijn?
• Kan de leverancier aantonen dat het te leveren product voldoet of gaat voldoen aan de eisen voor digitale toegankelijkheid?
  • Zijn eventuele claims onderbouwd en in welke vorm?
  • Is het onderzocht volgens de algemeen geldende WCAG-EM norm?
  • Is het onderzoek intern uitgevoerd of door een onafhankelijke derde partij?
  • Is er een rapportage van het onderzoek aanwezig?
• Als er eerder onderzoek is gedaan: welke bevindingen waren er en wat is de huidige status daarvan?
• Indien bij uitvraag niet aanwezig, wordt het project opgeleverd inclusief geldig, actueel en bruikbaar onafhankelijk onderzoek?
• Is het product getest met gebruikers met een beperking?
  • Welke doelgroepen zijn betrokken?
  • Welke bevindingen kwamen daaruit?
  • Wat is er met die bevindingen gedaan?
• Is het te leveren product onderzocht met ondersteunende middelen en hulptechnologie? Zo ja, welke en wat waren daarbij de bevindingen?

Kennis en ervaring

• Hoe borgt de leverancier kennis over digitale toegankelijkheid binnen de organisatie?
• Krijgen medewerkers relevante trainingen rond het thema digitale toegankelijkheid?
• Wanneer heeft een dergelijke training voor het laatst plaatsgevonden?
• Ziet de leverancier, op basis van het PvE, uitdagingen op het gebied van digitale toegankelijkheid bij het uitvoeren van het project?
  • Hoe denkt de leverancier deze uitdagingen op te lossen?
  • Welke stappen neemt de leverancier als ze (een onderdeel) niet digitaal toegankelijk kunnen opleveren?

Toegankelijkheid bewaken

• Welke stappen neemt de leverancier in de verschillende fasen van het project (o.a ontwerp en technische realisatie) om digitale toegankelijkheid te waarborgen?
• Op welke momenten in het project wordt er op digitale toegankelijkheid getest?
• Wie voert de toegankelijkheidstests uit?
• Is de benodigde kennis aanwezig om geconstateerde toegankelijkheidsproblemen goed op te lossen?
• Hoe worden toegankelijkheidsproblemen die gemeld worden bij de leverancier opgepakt?
• Hoe wordt vanuit de kant van de leverancier gewaarborgd dat het systeem ook na oplevering toegankelijk blijft?
  • Worden updates en nieuwe functies voorzien van rapportages of pas opgeleverd na onderzoek?
• Helpt of waarborgt het systeem toegankelijk content te maken door gebruikers?
• Is er documentatie aanwezig over hoe toegankelijke content gemaakt kan worden met het systeem.
• Is er documentatie voor redacteuren of beheerders over:
  • toegankelijke content maken;
  • afbeeldingen en alternatieve teksten;
  • koppen, links en tabellen;
  • formulieren;
  • documenten zoals pdf's;
• Is bekend welke soorten content (nog) niet of beperkt ondersteund zijn voor toegankelijkheid?

Afspraken voor oplevering en beheer

Toegankelijkheid is een doorlopend thema dat ook na livegang van het product gewaarborgd moet blijven. Maak daarom duidelijke afspraken over de volgende punten:

• Welke toegankelijkheidsdocumentatie wordt bij oplevering meegeleverd?
• Worden bekende beperkingen of uitzonderingen van het systeem eerlijk vermeld?
• Wat gebeurt er als het product bij oplevering niet aan de afgesproken toegankelijkheidseisen voldoet?
• Binnen welke termijn moet de leverancier toegankelijkheidsproblemen herstellen?
• Wie is verantwoordelijk voor herstelkosten?
• Hoe zorgt de leverancier dat het systeem na oplevering toegankelijk blijft?
• Worden updates en nieuwe functies opnieuw getest?

Hulp nodig?

Ben je bezig met een inkooptraject en wil je zeker weten dat digitale toegankelijkheid goed wordt meegenomen? 

Ik kan helpen met het beoordelen of aanscherpen van je PvE, offerteaanvraag of aanbesteding, het voorbereiden van vragen aan leveranciers en het beoordelen van antwoorden of toegankelijkheidsclaims.

Dat kan als los adviestraject rond een specifieke inkoop, maar ook op flexibele basis. Met een strippenkaart heb je flexibele uren beschikbaar voor overleg, korte controles en praktische vragen tijdens het traject of daarna.