Duidelijke taal helpt mensen begrijpen wat je bedoelt en wat ze met die informatie kunnen doen. Dat geldt voor een brief van de gemeente, een beleidsstuk en de uitleg bij een digitaal product. De behoefte aan duidelijke taal zegt niets over hoe hoog iemand is opgeleid of hoeveel werkervaring iemand heeft.
De afgelopen maanden werkte ik aan verschillende dingen: twee nieuwe online producten, uitgebreid stuk beleid en een bijbehorende planning om dat beleid uit te gaan voeren.
Vaak schrijven we dat soort documenten niet in duidelijke taal. Omdat de gemeente zelf ook bezig was met duidelijke taal in haar eigen communicatie, ben ik daarom heel bewust gaan letten op mijn eigen taal. Kunnen we intern ook meer gebruikmaken van duidelijke taal die iedereen in de organisatie begrijpt? En begrijpt iemand die niets weet van digitale toegankelijkheid daarmee ook wat ik bedoel? Is duidelijk waarom iets nodig is? En weet diegene vervolgens wat er moet gebeuren?
De feedback was verfrissend. Mensen vonden ze prettig leesbaar en begrepen veel beter wat nodig was, maar vooral ook waarom. Een beleidsdocument dat mensen helpt om verder te komen. Dat zou vanzelfsprekend moeten zijn.
We kennen ons eigen vak beter dan onze lezer
In de wereld van websites en digitale toegankelijkheid praten we al snel over techniek, normen en processen. Maar veel mensen die we willen helpen om dingen anders aan te pakken, hebben een heel andere achtergrond.
Bij de overheid gebeurt hetzelfde. Woorden als ‘borging’, ‘integrale aanpak’ en ‘uitvoeringskaders’ zijn voor de schrijver misschien vertrouwd. Voor de lezer blijft vaak onduidelijk wat ermee wordt bedoeld. En ook collega's kunnen dezelfde woorden gebruiken, terwijl ze er iets anders onder verstaan.
Als een toegankelijkheidsspecialist en een beleidsadviseur allebei hun eigen vaktaal meenemen, ontstaat nog geen gedeeld begrip. Daar moeten we iets voor doen.
Hoeveel mensen hebben moeite met lezen?
Nederland scoort internationaal relatief goed op leesvaardigheid. Toch heeft een aanzienlijk deel van de volwassenen moeite met geschreven informatie.
In het internationale PIAAC-onderzoek uit 2023, gepubliceerd door de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling) in 2024, scoorde 16 procent van de Nederlandse volwassenen van 16 tot en met 65 jaar op het laagste niveau of daaronder voor leesvaardigheid.
Nederland doet het dus best goed, want gemiddeld was dat 26 procent. Dat is ongeveer één op de zes in Nederland, tegenover ruim één op de vier in die internationale vergelijking.
Mensen op niveau 1 kunnen bijvoorbeeld informatie vinden in korte teksten wanneer die duidelijk is aangegeven. Onder dat niveau gaat het om het begrijpen van korte, eenvoudige zinnen. Bron: OESO.
Je kunt er dus niet van uitgaan dat een tekst duidelijk is, alleen omdat jij hem zonder moeite leest. Voor iemand die informatie nodig heeft om een aanvraag te doen of een beslissing te nemen, kan een onduidelijke tekst een flinke drempel zijn.
Ook professionals hebben baat bij duidelijke taal
Een hoge opleiding betekent niet dat je alles weet. Een jurist is geen toegankelijkheidsspecialist. Een ontwikkelaar kent niet vanzelf de regels voor subsidies. En een ambtenaar kan uitstekend thuis zijn in het eigen beleidsterrein, maar weinig weten over een nieuw onderwerp.
Zelfs binnen het eigen vakgebied helpt duidelijke taal. In een Amerikaans onderzoek uit 2023 begrepen advocaten juridische teksten beter en onthielden ze meer wanneer die in duidelijk Engels waren geschreven. In een afzonderlijk experiment beoordeelden advocaten de duidelijk geschreven contracten bovendien als kwalitatief beter. Bron: MIT, over het onderzoek van Martínez, Mollica en Gibson.
Je lezer serieus nemen betekent ook dat je diens tijd serieus neemt. Waarom zou iemand zich door ingewikkelde formuleringen moeten werken als je dezelfde inhoud helder kunt uitleggen?
Nieuwe concepten vragen om uitleg
Wie iets nieuws leert, moet begrijpen hoe het werkt en waarom het relevant is. Onbekende woorden maken die taak een stuk lastiger.
Neem toegankelijkheidsvolwassenheid.
Voor mensen in mijn vakgebied kan dat een bruikbaar begrip zijn. Maar zonder uitleg zegt het weinig over wat we onderzoeken.
Je kunt het zo introduceren:
We bekijken hoe je hele organisatie toegankelijkheid heeft geregeld. Is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? Hebben medewerkers de kennis die ze nodig hebben? En controleren jullie of de afspraken werken? Hoe verder een organisatie daarin is, hoe hoger de volwassenheid.
De term heeft nu betekenis gekregen. De lezer kan zich voorstellen waar het over gaat.
Bij een digitaal product werkt dat net zo. Een knop met ‘Publiceren’ vertelt wat de actie heet. De uitleg ‘Je wijzigingen worden zichtbaar voor iedereen die de pagina bekijkt’ vertelt wat er gebeurt. Dat verschil is belangrijk als iemand nog niet weet hoe het product werkt.
Duidelijke taal maakt een ingewikkeld onderwerp niet meteen zelf eenvoudig. Je helpt mensen wel om het stap voor stap te begrijpen.
Begrijpelijke taal hoort bij toegankelijkheid
Een website kan technisch goed werken en toch lastig te gebruiken zijn doordat de informatie onduidelijk is. Als iemand niet begrijpt wat je met een formulier vraagt, helpt een technisch correct invoerveld maar tot op zekere hoogte.
W3C adviseert in de aanvullende richtlijnen voor cognitieve toegankelijkheid om bekende woorden te gebruiken en onbekende afkortingen en vaktermen uit te leggen. Dat helpt onder meer mensen die moeite hebben met taalverwerking of geheugen. Die adviezen gelden ook voor navigatie, instructies en foutmeldingen. Bron: W3C, Use Clear Words.
Voor de ene lezer maakt heldere taal het lezen prettiger. Voor een andere lezer kan die het verschil maken tussen zelfstandig verder kunnen en hulp moeten vragen.
Daarbij blijft maatwerk nodig. Eén tekst zal niet voor iedereen voldoende zijn. Soms helpen een voorbeeld, een afbeelding met uitleg of een gesprek beter.
B1 is een hulpmiddel, geen doel
In veel organisaties is ‘schrijven op B1-niveau’ de afspraak. Dat kan helpen om aandacht te krijgen voor bekende woorden en overzichtelijke zinnen.
Maar B1 is geen bewijs dat je tekst begrijpelijk is. De niveaus A1 tot en met C2 zijn oorspronkelijk bedoeld om taalvaardigheid te beschrijven. Begrip hangt ook af van de kennis van de lezer, de opbouw van je tekst en de uitleg die je geeft. Gebruiker Centraal waarschuwt daarom voor een te sterke nadruk op het taalniveau als maatstaf. Bron: Begrijpelijk schrijven is meer dan alleen taalniveau B1.
Een tekst met korte zinnen kan nog steeds onduidelijk zijn. Bijvoorbeeld als je niet vertelt wie iets moet doen, een belangrijke voorwaarde weglaat of een onbekend begrip zonder uitleg gebruikt.
De vraag blijft: begrijpt je lezer de boodschap en kan die ermee verder?
Zo pas je duidelijke taal toe
Begin bij wat de lezer nodig heeft
Bepaal vooraf voor wie je schrijft. Wat weet diegene al? Wat moet je uitleggen? Wat moet iemand na het lezen begrijpen of kunnen doen?
Bij een beleidsstuk wil de lezer bijvoorbeeld weten wat er verandert en wat dat betekent voor het eigen werk. Bij een formulier wil iemand weten welke informatie nodig is en waarom.
Zet de belangrijkste boodschap vooraan
Begin met het antwoord, het besluit of de gevraagde actie. Geef daarna de toelichting. De ontstaansgeschiedenis van een project hoeft meestal niet in de eerste alinea.
Gebruik tussenkoppen die vertellen wat er volgt. ‘Wat verandert er voor jou’ geeft meer richting dan ‘Algemeen’.
Maak duidelijk wie wat doet
Abstracte formuleringen verbergen vaak wie verantwoordelijk is.
‘De uitvoering van de controle vindt jaarlijks plaats’ wordt duidelijker als je schrijft: ‘Het webteam controleert de website elk jaar.’
Kun je niet opschrijven wie iets doet? Dan ontbreekt er misschien nog een afspraak. Dat los je niet op met een andere zin.
Kies bekende woorden en leg noodzakelijke vaktaal uit
Gebruik ‘regels’ als je dat bedoelt met ‘normatieve kaders’. Schrijf ‘laten zien’ als ‘aantoonbaar inzichtelijk maken’ niets toevoegt.
Soms heb je een precieze vakterm nodig. Gebruik die dan, maar leg hem ook uit waar de lezer hem de eerste keer tegenkomt. Een moeilijke maar juiste term vervangen door een vaag woord helpt niemand. Gebruik daarna steeds dezelfde term voor hetzelfde begrip.
Houd zinnen overzichtelijk en bewaar het verband
Lange zinnen met veel tussenzinnen vragen veel van de lezer. Splits ze waar dat helpt, maar maak er geen verzameling losse mededelingen van.
Woorden als ‘omdat’, ‘daarom’ en ‘als’ laten zien hoe informatie samenhangt. Die verbinding is vaak nodig om de boodschap te begrijpen.
Geef concrete voorbeelden en instructies
‘Lever de benodigde documentatie aan’ laat de lezer raden. Benoem welke documenten je nodig hebt en hoe iemand ze kan aanleveren.
Maak ook zichtbaar wat een actie oplevert. ‘Opslaan’ en ‘Publiceren’ kunnen in een systeem iets heel anders betekenen. Leg uit of informatie alleen voor de gebruiker wordt bewaard of meteen voor anderen zichtbaar wordt.
Bewaar de inhoud en spreek volwassen lezers aan
Duidelijke taal hoeft niet kinderachtig te klinken. De term "Jip en Janneke taal" doet ook afbreuk aan wat we willen bereiken. Je kunt een ingewikkelde afweging helder uitleggen zonder de inhoud af te zwakken.
Laat voorwaarden en uitzonderingen staan als ze nodig zijn voor een juiste beslissing. Geef ze een logische plek en leg uit wanneer ze gelden. Vermijd onnodig figuurlijk taalgebruik en veronderstellingen over de achtergrond of mogelijkheden van je lezer.
Test wat mensen begrijpen
Laat mensen uit je doelgroep je tekst gebruiken. Vraag niet alleen of ze hem duidelijk vinden. Vraag wat de boodschap volgens hen betekent en wat ze nu zouden doen.
Kunnen ze de juiste informatie vinden? Begrijpen ze een voorwaarde? Weten ze welke stap volgt?
Een taaltool kan je wijzen op lange zinnen of moeilijke woorden. Alleen daarmee weet je nog niet of je uitleg werkt.
Duidelijk schrijven begint bij duidelijk denken
Tijdens het schrijven merk je soms dat je iets zelf nog niet scherp hebt. Wie is verantwoordelijk? Wat bedoelen we met ‘voldoende’? Wanneer is iets klaar?
Dat zijn nuttige vragen. Ze maken zichtbaar waar uitleg of een besluit ontbreekt.
Voor mij is dat een belangrijke opbrengst van duidelijke taal. Het helpt de lezer om verder te komen en dwingt mij om preciezer te zijn over wat ik bedoel.
Pak eens een tekst waarover je vaak vragen krijgt. Kijk waar mensen vastlopen, herschrijf die passage en test opnieuw. Of je tekst werkt, merk je aan wat mensen ermee kunnen doen.